Jeder von uns, „haushaltet“ mit seiner Zeit, hat sein „Zeitmanagement“.
Wobei an sich das Wort bereits unkorrekt ist. Wir können nicht mit der Zeit „haushalten“, sie managen. Wir haben nur eine begrenzte, fixe „Menge an Zeit“. In dieser „Menge“ können wir uns bewegen. Wir „managen“ daher uns in diesem „Zeit-Kontext“.
Viele Führungskräfte verneinen ein „Zeit-, Selbstmanagement“ für sich. Eine ihrer Begründungen lautet: „Kommt eh alles anders.“
Nichts desto trotz möchte ich Sie zu etwas „Selbst-Zeit-Management“ sensibilisieren. Denn: Es macht durchaus Sinn, ein für sich individuelles, ganz persönliches „Zeitmanagement“ zu ritualisieren.
Darum zunächst eine kleine Geschichte:
„Ein Spaziergänger geht durch den Wald und begegnet einem Waldarbeiter, der hastig und mühselig damit beschäftigt ist, einen bereits gefällten Baumstamm in kleinere Teile zu zersägen. Der Spaziergänger tritt heran, um zu sehen, warum der Holzfäller sich so abmüht, und sagt dann: ´Entschuldigen Sie bitte. Mir fällt etwas auf: Ihre Säge ist ja total stumpf! Wollen Sie sie nicht einmal schärfen?Darauf stöhnt der Waldarbeiter erschöpft: ´Dafür habe ich keine Zeit – ich muss sägen!“ (n. n. )
Lassen sie uns schauen, wie Sie Ihre „Zeit-Management-Säge“ schärfen können.
Zum Beispiel im Hinblick auf den „Sägeblatt-Effekt“.
Kennen Sie das: Sie sitzen zu Hause in Ihrem Büro und möchten noch etwas ausarbeiten und es platzt „alle naslang“ eines Ihrer Kinder herein. Eines kommt gerade aus der Schule und möchte Ihnen „etwas super, super Wichtiges“ berichten. Das Jüngste hat im Kindergarten etwas gemalt und „muss“ es Ihnen sofort zeigen. Der älteste Sohn möchte am Wochenende zu einem Open-Air-Event und braucht „unbedingt jetzt“ Ihre Erlaubnis, gehen zu dürfen. – Ihre Konzentration ist jedes Mal dahin.
Dieses „Phänomen“ kennen Sie auch aus Ihrem Büro im Unternehmen?
Sie beschäftigen sich gerade mit einem sehr wichtigen Projekt und sind hoch konzentriert. Doch alle paar Minuten kommt jemand herein und unterbricht Sie, das E-Mail-Programm meldet sich oder das Telephon klingelt. – Ihre Konzentration ist jedes Mal dahin.
Ihre „Konzentrations-Kurve“ lässt sich in solchen Situationen wie ein Sägeblatt darstellen: In der Aufgabe ist die Konzentration hoch, in der Unterbrechung fällt sie steil ab. Nach der Störung arbeiten Sie sich in der Kurve wieder hoch – das dauert eine Weile – bis die nächste Störung erfolgt und die Kurve damit wieder abfällt. Sie betreiben einen enormen Aufwand an Anlauf-, und Einarbeitungszeit bis zur Weiterarbeit. Addiert man diesen Leistungsverlust einmal auf, so können bis zu einem Drittel unserer Arbeitszeit dadurch verloren gehen.
Fazit:
Für die Erledigung äußerst wichtiger Arbeiten (A-Aufgaben) ist es sinnvoll, möglichst störungsfrei arbeiten zu können. In der Praxis bewährt es sich, eine „stille Stunde“ oder eine „Sperrzeit“ von etwa – wenn möglich – 30 bis 45 Minuten einzurichten, in der Sie nicht gestört werden.
Bitten Sie zu Hause Ihren Partner, sich in dieser Zeit um die Kinder zu kümmern. Kommunizieren Sie Ihren Kindern die Bitte, eine gewisse Zeit ungestört arbeiten zu dürfen. Seien Sie nach diesem Zeitraum dann wirklich für diese da.
Bitten Sie in Ihrem Unternehmen Ihre Mitarbeiter zu respektieren, dass Sie solche „Sperrzeiten“ in Anspruch nehmen. Leiten Sie das Telephon um und lassen Sie den Computer unberührt.
Zurück zum Bild des Waldarbeiters aus der Geschichte oben:
Ihre persönliche „Säge“ ist nun im Hinblick auf einen wesentlichen Punkt des „Zeitmanagements“ geschärft.